De sleutel tot succes: de voorbereiding

De sleutel tot succes: de voorbereiding

Als je voorbereiding top is, zal de speeddate vlot verlopen. Daarvoor moet je volgende stappen wel nauwgezet volgen: promo maken, documenten klaarmaken en de avond voorbereiden.

Stap 1 – promotie maken

Minimum 2,5 maanden vóór de speeddate moeten de uitnodigingen verstuurd worden. Dat lijkt lang, maar die tijd heb je absoluut nodig om alles rond te krijgen.

Je stuurt de uitnodigingen naar de contactpersonen van alle organisaties die je wil bereiken. Een uitnodiging kan op papier verstuurd worden, maar digitaal kan natuurlijk ook.

Wat moet er zoal op de uitnodiging staan?

  • de bedoeling van de avond, het programma en wat praktische zaken (datum, plaats, startuur, …)
  • plaats om de contactgegevens van de organisatie te noteren (naam contactpersoon, adres, telefoon/gsm en e-mailadres), want die heb je later nog nodig
  • een inschrijfstrook waar plaats is voor de namen van 4 deelnemers
  • een einddatum waarop de inschrijving binnen moet zijn: 3 weken voor het plaatsvinden van de speeddate.

Belangrijk: een uitnodiging alleen overtuigt mensen niet altijd. Je steekt best extra energie in de promotie door persoonlijk contact te zoeken. Je kan het initiatief toelichten tijdens bijeenkomsten van adviesraden, andere vergaderingen of organisaties persoonlijk aanspreken. Dit is een must om voldoende deelnemers te hebben!

  • Stuur 1 maand voor de start nog eens een herinneringsmail, zowel naar organisaties die zich al ingeschreven hebben, als de anderen.

Stap 2 – documenten klaarmaken

Als alle inschrijvingen binnen zijn, kan je volgende zaken maken:

  • De naambadges

Alle deelnemers krijgen een badge opgespeld tijdens de speeddate. Op de badges vind je naast de naam van de persoon ook de naam van de organisatie waar hij/zij tot behoort. Dit zorgt voor een makkelijkere kennismaking. Als je geen badges hebt, kan je etiketten gebruiken.

  • De visitekaartjes

Alle deelnemende organisaties krijgen deze kaartjes. Ze bevatten hun contactgegevens (naam contactpersoon, adres, telefoon/gsm en e-mailadres) en het is de bedoeling dat ze uitgedeeld worden tijdens de speeddate. Maar nadien blijven ze natuurlijk even handig.

Zijn de kaartjes absoluut noodzakelijk? Nee, maar ze geven je speeddate wel dat tikje extra. En de deelnemers zullen er enthousiast over zijn.
In ons project in Mol, waar 22 organisaties meededen, kreeg elke deelnemende vereniging 200 visitekaartjes.

  • De deelnemerslijst

Deze lijst bevat alle namen van de deelnemende organisaties en is handig om de avond zelf na te gaan of alle verenigingen aanwezig zijn.

  • Het datingschema

Dit schema geeft exact aan welke organisaties met elkaar gaan praten en wanneer precies. Het is niet zo eenvoudig op te maken, dus hebben we op onze website een handig hulpmiddel staan: onze speeddate-tool.

Als je zelf een creatieve manier kent, kan je die natuurlijk ook gebruiken om je datingschema te maken.

Uit je datingschema moet je volgende documenten kunnen halen:
– Per tafel (= per organisatie) een blad met daarop (per ronde) de tafel die op bezoek komt.
– Per rondgaand groepje een blad met daarop (per ronde) de tafel die ze moeten bezoeken.
– Voor jou als organisator een overzicht.

Als je via onze website werkt, kan je deze documenten met een paar muisklikken downloaden en afprinten.

  • De verslagformulieren

Tijdens elke ronde noteert één van de zittenblijvers de belangrijkste zaken die aan bod kwamen tijdens het gesprek. Buiten de namen van de deelnemende organisaties mogen deze bladen dus blanco zijn.

  • De speeddate is bedoeld om snel veel organisaties kennis te laten maken met elkaar. Maar ook om ze in gesprek te brengen. Om zo’n gesprek te stimuleren, kan je placemats maken met daarop steekwoorden, suggesties, vragen, … of andere prikkels.
    Je hebt 1 placemat nodig per gesprekstafel.

Stap 3 – de avond zelf voorbereiden

Kies voor je speeddate een zaal die groot genoeg is om alle deelnemende organisaties een plaats te geven. Ideaal gezien is er ook een aparte ruimte waar je het netwerkmoment kan houden.

Het is verder handig om een kopieermachine in de buurt te hebben. Verder zal duidelijk worden waarom.

In de zaal moeten er, naast de inkomtafel, evenveel tafeltjes staan als er deelnemende organisaties zijn. Voorzie 4 stoelen per tafel.

Op elke tafel moeten volgende zaken liggen:

  • Nummer van de tafel + naam van de organisatie die daar zit.
  • Een blad met (per ronde) het nummer van de tafel die op bezoek komt.
  • Een blad voor dat gedeelte van de organisatie dat op date gaat. Hierop staat (per ronde) het nummer van de tafel waar ze op bezoek gaan.
  • Verslagformulieren. Per ronde moet er op elke tafel 1 verslagformulier zijn.
  • Als je hier gebruik van maakt, leg je op elke tafel ook een placemat.
  • Enkele stylo’s en wat papier, zodat de deelnemers eventueel persoonlijke notities kunnen maken.

Zaken voor op je inkomtafel: de deelnemerslijst, de naambadges en de visitekaartjes.

  • Zet de tafels in oplopende volgorde (1, 2, 3, …). Zo vinden de personen die doorschuiven makkelijker hun dates.

2018-04-26T14:38:24+00:00